Ich geh dann mal die Mails checken...
4 Tipps die Mailflut einzudämmen

Die tägliche E-Mail-Flut bringt viele – nicht nur bei sommerlichen Temperaturen – ins Schwitzen.

Mit den folgenden vier Regeln machst Du es Dir leichter:

1
E-Mails zu festen Zeiten checken

Schalte Deinen Mail-Eingang auf „Stand-By Modus“ und die automatische Benachrichtigungsfunktion aus. Sie musst Du nicht ständig verfügbar sein und Mails innerhalb von Minuten beantworten.

Rufen Deine Mails zweimal am Tag zu festgelegten Zeiten ab und arbeite sie dann konzentriert ab.

2
Sortieren mit dem AHA-System

Nach jedem Blick in den Posteingang folgt die erste Bearbeitung mit Hilfe des sog. AHA-Systems.

Bei dem AHA-System handelt es sich um eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Regel: Abfall – Handeln – Ablage. Das funktioniert in der Praxis wie folgt: Bei jedem Blick in Deinen Posteingang entscheidest Du sofort darüber, was Du mit der jeweiligen Mail tun wirst:

Du kannst sie in den Abfall stecken (also A), Du kannst sofort handeln (H von Handeln) oder die Mail zur weiteren Bearbeitung in die Ablage verschieben (A). Dadurch kommst Du zwangsläufig zu einer sehr effektiven Bearbeitung der eingegangenen Mails. Im Laufe der Zeit werden Deine Entscheidungen durch die Übung immer schneller, und Du gewinnst zunehmend an Zeit. Damit dieses System funktioniert, benötigst Du natürlich noch eine entsprechende Ablagestruktur, um die Mails für die weitere Bearbeitung zielgerichtet verschieben zu können.

3
Sorge für eine effiziente Ordnerstruktur

Der Posteingang ist als Ablage selbst nicht geeignet.

Um Mails schnell und unkompliziert für die spätere Bearbeitung ablegen zu können, benötigst Du eine zu Deinem Aufgabengebiet passende Ablagestruktur. Erstelle also mehrere Unterordner mit aussagekräftigen Namen in Deinem Posteingang. Neben einer Unterteilung in verschiedene laufende Projekte, kannst Du auch nach Deinen Zuständigkeitsbereichen unterscheiden. Außerdem solltest Du unbedingt einen Zwischenspeicher zur zeitnahen Bearbeitung anlegen. Denk dabei an folgende Grundregel: Der Posteingang entspricht dem Briefkasten an der Häuserwand. Hier wird eingehende Post gesammelt. Würdest Du Deine Post im Briefkasten lagern? Du kanst einzelne Verzeichnisse weiter untergliedern, aber: Zergliedere sie nicht zu stark. Verwende maximal fünf Gliederungsebenen, drei sind besser, mehr wird unübersichtlich. Die optimale Ordnerstruktur bildet sich erfahrungsgemäß erst nach einer gewissen Anwendung heraus. Pass also weiter an und optimiere Deine Struktur.

4
Lege Dir Regeln an

In den meisten Mailprogrammen kannst Du Regeln für die automatische Verarbeitung von E-Mails anlegen. Außer einer Weiterleitung kannst Du auch das Verschieben in einen Ordner veranlassen, automatische Antworten generieren (am bekanntesten ist sicherlich der Abwesenheits-Assistent) und vieles mehr. Durch entsprechende Regeln werden Mails automatisch in die gewünschten Unterverzeichnisse verschoben. Die Kennzeichnung als ungelesen bleibt dabei erhalten.

Weiterhin lassen sich in den meisten Mailprogrammen Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wenn das Lesen und Bearbeiten einer Mail also länger als zwei Minuten dauert und die Bearbeitung nicht direkt erledigt werden kann, kennzeichnest Du die Nachricht zur Nachverfolgung. Da sehr viele von uns ohnehin ihren Posteingang als Aufgabenliste nutzen, kannst Du hier gleich mehrere Zielsetzungen erreichen. Bei der Kennzeichnung kannst Du insbesondere eine Erinnerung anlegen, damit Du die wichtige Aufgabe nicht vergisst.

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