In vielen Betrieben hat das verordnete Homeoffice zu neuen Kommunikationsformen geführt. Teambesprechungen und Kundenanfragen wurden mithilfe von Videokonferenzsystemen gelöst. Die körperliche Distanz konnte so ein Stück weit aufgehoben werden.
Langsam kehren die Mitarbeiter wieder in die Büros zurück, persönliche Kundengespräche sind – wenn auch unter Auflagen – wieder möglich. Und natürlich ist jeder froh, dass es wieder ein persönliches Miteinander gibt. Doch Homeoffice und Kommunikation mit Videokonferenzen haben auch ihre guten Seiten – und das können Sie sich auch in Zukunft zunutze machen:
- Alle Mitarbeiter sind und bleiben einsatzfähig, auch wenn sie nicht ins Büro kommen können – auch wenn es nur wenige Tage betrifft, weil beispielsweise Schneechaos herrscht und der Verkehr zusammenbricht.
- Teilzeitmitarbeiter können besser ins Team eingebunden werden, indem sie sich bei Teambesprechungen dazuschalten können.
- Zeitbudget und Nerven werden geschont – für manche Besprechungstermine ist die An- und Abreisezeit genauso oder gar länger als die Besprechung selbst.
Möglicherweise denken Sie jetzt: Aber wieso braucht es dazu Videokonferenzen? Da braucht es extra Technik, und wenn das Internet schwächelt, ist man auch schnell genervt. Da ist es doch einfacher, zu telefonieren – das haben wir immer schon so gemacht. Die Videokonferenz bietet gegenüber dem Telefonat zwei große Vorteile:
*Mindmaps sind grafisch orientierte Themensammlungen, die ausgehend von einem Hauptpunkt die Unterpunkte als Zweige mit Verästelungen darstellen
Natürlich gibt es dabei ein paar Spielregeln zu beachten – je nachdem, ob Sie eine Teambesprechung mit vielen Teilnehmern oder ein Eins-zu-eins-Gespräch mit einem Kunden führen. Hier die wichtigsten Spielregeln, gleich so formuliert, dass Sie diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen können:
- Bitte stellen Sie alle Störquellen und Ablenkungen aus, wie Telefon/Handy, Mailprogramm und andere Anwendungen wie Facebook, Instagram & Co. Denken Sie eventuell auch daran, Alexa auszuschalten, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
- Nutzen Sie einen eigenen Raum oder eine ruhige Ecke, um Umweltgeräusche zu minimieren.
- Wenn Sie von zu Hause arbeiten, bitten Sie Ihre Familienmitglieder, während der Besprechung ungestört zu sein.
- Sie erhalten einen Tag vorher von uns den Zugangslink und die Besprechungspunkte. Wenn Sie noch weitere Themen haben, schicken Sie uns diese bitte vorweg.
Diese Spielregeln mit einem Erläuterungstext und weitere Spielregeln für Teambesprechungen können Sie gern bei uns anfordern.
Natürlich ist eine Videokonferenz kein vollwertiger Ersatz dafür, mit Mitarbeitern und Kunden an einem Tisch zu sitzen.
Doch stellt sie in Zukunft eine sinnvolle Ergänzung dar. Nutzen Sie die Chancen, die darin stecken, um Reisezeiten zu minimieren und bei Bedarf das Homeoffice öfter zu nutzen.
