FAQ: UNTERNEHMER FRAGEN – WIR ANTWORTEN
Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Frage: Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss
ich beachten?

Antwort: Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.

Natürlich könntest Du die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich?
Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann muss der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Du bist unterwegs …

Besser: Speicher die Rechnung auf Deinem Rechner. So hast Du die Rechnung immer schnell zur Hand bzw. kannst sie an den weiterleiten, der sie gerade braucht.
Unser Tipp: Für eine bessere Wiederauffindbarkeit empfehlen wir Dir folgendes Namenssystem:
Datum_Lieferant_Zweck
Beispiel: 210315_Mediamarkt_iPad

Der Vorteil: Du findest jede Rechnung sehr schnell. Wenn Du zum Beispiel bei einem Lieferanten all Ihr Büromaterial kaufen, kannst Du den Zweck sogar weglassen. Dieses System empfehlen wir Dir auch für die von Dir eingescannten Rechnungen. Das Datum kannst Du in der Regel in Ihrem Scanprogramm voreinstellen – so musst Du noch weniger Handarbeit leisten.

Achtung:
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat.
Ist die Rechnung also in digitaler Form gekommen, musst Du diese digitale Rechnung aufbewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht! Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, muss auch der Mailtext aufbewahrt werden. Im Zweifel
zehn Jahre.