Frühjahrsputz ist eine alte deutsche Tradition. Ein alter Zopf also? Heute wissen wir aus Studien, dass ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld positive Auswirkungen auf Motivation und Produktivität hat. In Eurem Unternehmen ist der Frühling also nicht nur die Gelegenheit, den Lappen zu schwingen, sondern das Großreinemachen auch auf das Aufräumen auszudehnen. Dabei bleibt kein Bereich „verschont“.

Hier unsere Tipps für Euren erfolgreichen Ballastabwurf:

Tipp 1: Planung und Organisation – wer macht mit? 

Teilt Euch die Aufgaben im Team auf und erstellt gemeinsam einen klaren Aktionsplan, um sicherzustellen, dass der Frühjahrsputz jede Ecke erreicht.

Die Mitarbeitenden miteinzubeziehen, fördert den Teamgeist ungemein.

Extratipp: Belohnt Euch und Euer Team nach dem Aufräumen mit einer kleinen Party – vielleicht mit dem ersten Angrillen?

Tipp 2: Werkstatt und Lager – was kann weg? 

Führt eine gründliche Inventur von Werkstatt und Lager durch, um den aktuellen Bestand an Materialien, Zubehörteilen und Werkzeugen zu überprüfen. Dabei findet Ihr wahrscheinlich alte Schätze – oder ist es doch nur Gerümpel?

Extratipp: Ihr habt Sorge, zu viel wegzuwerfen? Macht es wie die Aufräumgurus: Für Dinge, bei denen Ihr Euch nicht sicher seid, gibt es einen Karton/eine Ecke, worin diese Dinge gesammelt werden. Wenn sie ein Jahr nicht gebraucht wurden, können sie endgültig entsorgt werden.

Tipp 3: Sicherheitsüberprüfung – Safety first 

Nehmt Euch Zeit für eine umfassende Sicherheitsüberprüfung des Betriebs, um sicherzustellen, dass alle Sicherheits- und Brandschutzvorschriften eingehalten werden, die für Euren Betrieb gelten. Dabei geht es nicht darum, die Berufsgenossenschaftsprüfung vorwegzunehmen. Vielmehr geht es um die kleinen Dinge, die den Alltag stören oder unsicher machen. Alte Steckerleisten, die Stolperschwelle zum Keller oder der total verstaubte Server, der bei über 30 Grad immer mal wieder ausgestiegen ist. Manches kann ganz weg (Rechenmaschine, Fax und Co.). Manches muss vielleicht endlich mal neu angeschafft werden?

Sprecht  gern mit uns über Euren Investitionsbedarf, dann können wir mit Euch die Finanzierung gut vorbereiten.

Tipp 4: Büroorganisation – Papier ist geduldig, Festplatten heute auch 

Entrümpelt das Büro und organisiert  die Dokumente. Ihr arbeitet noch mit Papier? Da gibt es meist jede Menge „Entsorgungspotenzial“. Aber auch der digitale „Dateitiger“ sollte immer wieder gezähmt werden.

Führt eine digitale Aufräumaktion durch, indem Ihr überflüssige Dateien löscht und eine einheitliche Organisation der digitalen Dokumente sicherstellt.
Auch hier könnt Ihr Euch für „vielleicht doch noch mal wichtige“ Dateien einen oder mehrere eigene Ordner anlegen, die später endgültig gelöscht werden können.

Extratipp: Beschriftet diese Ordner mit dem entsprechenden Kalenderjahr, so könnt ihr dann später jedes Jahr einen Ordner löschen.

Die Aufbewahrungsfristen sind wie vieles andere in Deutschland sehr detailliert geregelt. Eine gute Übersicht findest Du hier: https://www.lexware.de/fileadmin/wissen-tipps/basic-tools/uebersicht-aufbewahrungsfristen.pdf

Das meiste muss zehn Jahre aufbewahrt werden. 

Extratipp: Hebt einfach alles elf Jahre auf – für Eure Steuerunterlagen (Rechnungen, Bilanzen und Co.) gilt, dass die zehn Jahr erst beginnen, wenn die jeweiligen Jahressteuererklärungen abgewickelt sind.

Tipp 5: Reinigung und Instandhaltung – die Basics 

Ja, jetzt dürft Ihr den Lappen schwingen (lassen). 😉

Besonders, wenn Ihr in eigenen Räumen seid, lohnt sich die Investition in die Substanz immer. Bei der Gelegenheit möchtet Ihr vielleicht etwas umgestalten oder erweitern bzw. abreißen? Jetzt ist Zeit für die Planung.
Ihr seid Mieter oder Pächter? Auch dann lohnen sich eine „Rauminventur“ und ein Gespräch mit Eurem Vermieter.

Tipp 6: Optimierung von Arbeitsprozessen und Unternehmenszielen 

Identifizieret ineffiziente Arbeitsabläufe und überdenkt Unternehmensziele, um den langfristigen Erfolg zu sichern. „Aufräumen im Kopf“ ist eine echte Unternehmertugend. Passen Eure Finanzen? Habet Ihr die richtigen Kunden? Wie sieht Eure Mitarbeiterkapazität aus? Könnt Ihr Eure Arbeitsprozesse noch optimieren?

Extratipp: Beteiligt Eure Mitarbeiter aktiv an diesem Prozess, um wertvolle Einblicke und Ideen für Verbesserungen zu gewinnen.

Beim Aufräumen habt Ihr gemerkt, dass beim Thema Digitalisierung noch „Luft nach oben“ ist? Überlegt, wie Ihr die Automatisierung insbesondere bei den „Verwaltungsprozessen“ wie Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Abrechnung, Ablage von Dokumenten und/oder Vorbereitung und Abwicklung des Rechnungswesens nutzbringend in Eurem Unternehmen umsetzen könnt. Sprecht uns zu diesen Themen gerne an.

Extratipp: Ruft ein Jahresziel aus.

Beispiel: „Go Paperless“ – wir werden papierlos. Ein großes, gemeinsames Ziel fokussiert alle im Team.

Fazit

Aufräumen klingt vielleicht nicht sexy. Ein aufgeräumtes Unternehmen ist dann aber deutlich attraktiver für Kunden und Mitarbeiter.

Ihr habt dafür „keine Zeit“? Ihr habt  aber Zeit für langes Suchen im Lager oder im Dateiwust auf Eurem Rechner? Ihr habt Zeit, handgeschriebene Stundenzettel aufzurechnen oder Rechnungen mit Word zu schreiben, die Ihr jedes Mal „zu Fuß“ rechnen müsst? Hmm …

Wir wünschen Euch einen sonnigen Frühling