Nach getaner Arbeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Unterlaufen Dir dabei Fehler, so kann es zu Reklamationen, verspäteten Zahlungseingängen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen kommen. Beachte die folgenden Tipps, um negative Konsequenzen zu vermeiden – weitere vier Tipps erfährst Du im nächsten Beitrag:
1. Rechnung GoBD-konform erstellen
Die verwendete Software zur Rechnungsschreibung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese von der Finanzverwaltung nicht bemängelt werden. So muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr veränderbar und mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sind.
Schreibst Du Deine Rechnungen mit den Office-Programmen Excel oder Word, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu enormen Hinzuschätzungen führen.
Unser Tipp:
Stelle Deine Fakturierung auf professionelle Programme um, wie z.B. Lexoffice oder fasbill oder sevdesk. Diese sind auch für kleine Betriebe geeignet und bieten sogar die Möglichkeit, Unterlagen GoBD-konform zu speichern. So kannst Du in der Zukunft Deinen Papierverbrauch reduzieren.
2. Pflichtangaben vollständig erfassen
Zu den Pflichtangaben in einer Rechnung gehören gemäß § 14 UstG:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
- Leistungszeitpunkt
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
- Netto-Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
- Entgeltminderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweise auf bestehende Steuerbefreiungen und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG
Sind die Angaben nicht vollständig, besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht gewährt. Daher ist es für Deine Kunden wichtig, dass sämtliche Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind.
Achte auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordere bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Du bezahlst. Andernfalls wird Dir das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.
3. frühzeitige Rechnungsstellung
Eine Pflichtangabe in den Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme des Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung und Inbetriebnahme. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigt werden müssen.
ACHTUNG: Seit dem 01.01.2020 bist Du verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen. Dies gilt, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurde oder der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist.
