Es gibt erfreuliche Gründe wie ein längerer Urlaub und weniger erfreuliche Gründe wie Unfall oder Krankheit, die dazu führen, dass die Firma ohne Chef oder Chefin eine Zeit lang oder im schlimmsten Fall allein weiterlaufen muss.
Treffe deshalb entsprechende Vorbereitungen, damit Du beruhigt sagen kannst: „Ich bin dann mal weg.“ Denn davon hängt schließlich auch das Wohlergehen Deiner Mitarbeiter und Deiner Familie ab.
Am besten eignet sich dazu ein sogenannter Notfallkoffer, der Dir auch gute Dienste leistet, um stressfreier in den Urlaub zu starten. Und wenn Du diesen Koffer bereits hast, schau doch mal wieder rein, ob alles vollständig und aktuell ist.
Lege Dir diese Notfallakte für andere Personen übersichtlich an und teile einem Vertreter mit, wo sich die Unterlagen befinden. Eine lange Suche nach kurzfristig erforderlichen Angaben ist ein „No-Go“. Im digitalen Zeitalter kannst Du Deine Anweisungen bequem elektronisch in einer Datei hinterlegen. Auch hier gilt: Dein Stellvertreter muss wissen, wo er oder sie die Datei findet.
Zehn Inhalte für den Notfallkoffer
1. wichtige Adressdaten (Familienangehörige, Berater, Ansprechpartner bei der Hausbank, IT-Betreuer, Datenschutzbeauftragter)
2. Vertretungsregelungen – wer hat welche Befugnisse?
3. Aufbewahrungsort von Schlüsseln, z. B. für Räumlichkeiten, Tresor, Pkw
4. alle Passwörter, z. B. EDV-Zugang, Online-Banking, Webseite, soziale Medien
5. wichtige Geschäftspapiere, z. B. Verträge, Versicherungsscheine, (Bank-)Vollmachten, Patente, Buchhaltungen, Jahresabschlüsse etc.
6. Liste der wichtigsten Kunden mit Sonderkonditionen und individuellen Vereinbarungen
7. betriebsindividuelle Regelungen, die für das Tagesgeschäft wichtig sind
8. das Unternehmertestament
9. Vorsorgevollmacht – wichtig: Eine Vorsorgevollmacht kann einen behördlich angeordneten Betreuer vermeiden.
10. fertig formuliertes Informationsschreiben, das Kunden und Lieferanten im Ernstfall über die aktuelle Lage informiert.
Gut zu wissen: Mit einer Vorsorgevollmacht stellst Du die Handlungsfähigkeit Deiner Firma sicher. Du vermeidest ein gefährliches Machtvakuum und behördlich angeordnete Betreuungsmaßnahmen. Entgegen mancher Annahme gibt es in Deutschland kein allgemeines gesetzliches Vertretungsrecht von Angehörigen für Unternehmensentscheidungen. Ein Unternehmertestament kann langfristig das Unternehmen, aber auch Deine Familie absichern. So kannst Du unnötige Liquiditätslücken durch Pflichtansprüche oder anfallende Steuerlasten vermeiden.
