Digitalisierung und kein Ende – und das ist gut so. Effiziente – möglichst automatisierte – Arbeitsprozesse sind nicht zuletzt ein wichtiger Teil der Lösung des Mitarbeitermangels.
Muss das alles digital sein? Nicht unbedingt – natürlich soll die Digitalisierung „mit Hirn“ passieren. Je nach Branche sind die Möglichkeiten der Digitalisierung unterschiedlich.
Wir stellen Euch insbesondere digitale Helferlein vor, die Euren Verwaltungsaufwand verringern – damit mehr Zeit für die „echte“ Arbeit bleibt.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Nicht selten werden Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Angebot oder Stundenzettel schon digital abgelegt – z.B., weil Du eine (Branchen-)Software nutzt. In den meisten Unternehmen ist die Ablage allerdings meist „hybrid“ – manches ist im Rechner, dort aber in verschiedenen Programmen, manches noch auf Papier. Da bleibt das Suchen nicht aus. Stelle um auf e i n Ablagesystem, das alles an einem Ort gut durchsuchbar speichert, so findet jeder sofort alles. Insbesondere, wenn Du junge Mitarbeiter ansprechen willst: Papier ist out. Wählst Du ein DMS in der Cloud, kannst Du und Deine Mitarbeiter von überall zugreifen – Stichwort: Homeoffice und Außendienst.
Lösungen gibt es für jede Betriebsgröße – für Einpersonenbetriebe kann das ein günstiger Cloud-Speicher sein: Dropbox, Next-Cloud oder One-Drive von Microsoft. Auch StarFinder bietet tolle Möglichkeiten. Für größere Unternehmen empfiehlt sich ein DMS wie ELO oder Docuware. Der Vorteil: Diese Systeme haben meist Schnittstellen zu Deinen Systemen und auch den Systemen Deines Steuerberaters.
Online-Terminkalender
Terminvereinbarung oder Telefon oder Mail endet oft im „Pingpong“ – mehrere Kontakte sind notwendig, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Über Online-Terminsysteme wie Calenso, Terminland oder Bookings von Microsoft können sich Deine Kunden einfach online einen Termin buchen. Dabei bestimmst Du natürlich, welche Termine online buchbar sind. Für Video-Meetings sind diese Tools zu zoom oder go to meeting anbindbar.
Digitale Unterschrift
Wenn Du von Deinen Kunden Unterschriften z.B. für Lieferverträge oder Angebotsannahmen benötigen, sparst Du über Tools zur digitalen Unterschrift den lästigen Postweg bzw. persönliche Termine nur wegen der Unterschrift.
Programme wie Adobe Sign, DocuSign oder FPSign können oft sogar in Dein DMS (siehe oben) integriert werden.
Kalender und Auftrags-/Aufgabenmanagement
Als Handwerker hast Du vielleicht eine professionelle Baustellen-Planungssoftware? Als Ärztin sicher einen Terminkalender. Sobald Du im Team arbeitest, brauchst Du einen Kalender, der für alle jederzeit einsehbar ist. Auch über das Handy von unterwegs. Das ist heute mit Outlook und Co. auch kein Problem mehr. Wer im Unternehmen gerade welche Projekte oder Aufgaben mit welcher Terminierung zu erledigen hat, ist meist nicht so einfach zu sehen. Insbesondere, wenn die Aufgaben zeitlich oder inhaltlich voneinander abhängen, geht schnell der Überblick verloren. Du kannst auf Deine Branchensoftware zurückgreifen? Wunderbar – nutze diese Möglichkeit. Ansonsten können Programme wie Meistertask oder Trello den Überblick vereinfachen. Terminierung und Erinnerungsfunktionen inklusive.
Moderne Kommunikationstools
Wie oft „fluchen“ wir über den „Telefon-Terror“ oder die „Mail-Flut“. Das geht auch anders. Für die interne Kommunikation (auch hier wieder Stichwort Homeoffice und Außendienst) sind Chat-Systeme eine große Vereinfachung. Tatsächlich regelst Du als Handwerker wahrscheinlich schon einen Teil der Kommunikation über WhatsApp. Das eignet sich allerdings kaum für datenschutzrechtlich sensible Kommunikationen. Wire oder Teamwire sind DSGVO konform. MSTeams ist im Wesentlichen DSGVO-konform und wird von vielen Unternehmen bereits genutzt.
Und die Telefonanlage darf natürlich auch modern digital sein. Weiterleitungen ins Homeoffice oder aufs Handy sind heute von außen gar nicht mehr sichtbar. Und viele Telefonanlagen liefern den TeamChat sogar schon mit.
Fazit: Digital geht schon mehr als gedacht
Auch, wenn immer auf die langsame Digitalisierung geschimpft wird – für Deinen Büro- und Unternehmensalltag gibt es mittlerweile gute Lösungen, die Arbeitszeit sparen und den Überblick über Deine Unternehmensprozesse bieten. Bestimmt hat Deine Branchenzeitschrift eine „EDV-Ecke“. Überblättere sie nicht, sondern gehe die Digitalisierung aktiv an.
