In den letzten Monaten hat sich gezeigt, wie sinnvoll digitales Arbeiten ist. Die Ablage ist dabei ein zentrales Element. Nutze die Gelegenheit und stell Deinr Ablagesystem um, es gibt noch viele weitere gute Gründe, die dafür sprechen.

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten. Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.

Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

1. Du schonst die Umwelt
Wusstest Du, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .

2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparst Du also Fixkosten – Monat für Monat.

3. Höhere Konzentration
Liegen auf Deinem Schreibtisch Stapel an Papier herum, wirst Du ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Du Dir mit einem papierlosen Büro sparen kannst.

4. Höhere Produktivität
Ist Dein papierloses Büro gut durchdacht, brauchst Du deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.

5. Optimierte Arbeitsabläufe
Du und Deine Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.

6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Du sparst bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stell also Deine Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Dich dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. bekommst Du die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richte dafür eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leite sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So hast Du jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, kannst sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.