3 Tipps, wie Du Deine Aufgaben – besser – in den Griff bekommst
„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schärfen.“ Abraham Lincoln hat diesen klugen Satz gesagt. Und jeder kennt mindestens zwei bis drei weitere motivierende Zitate und Techniken, wie wir mit optimierter Zeitplanung mehr schaffen.
Mythos Zeitmanagement
Erstens, mal ehrlich: wir können unser Zeitmanagement noch so sehr optimieren, und viele wenden die Tipps an und haben ein schlechtes Gewissen, weil es nicht funktioniert. Am Ende des Tages ist der Berg Arbeit nicht wirklich weniger, denn es kommt immer wieder Neues obendrauf. Manchmal ist es schlichtweg zu viel.
Zweitens gaukelt Priorisieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (die Eisenhower-Matrix lässt grüßen) vor, dass wir unsere Aufgaben und unser Leben in vier Kästchen sortieren könnten, und dann ist die Welt in Ordnung. Das mag 1954 zur Zeit von Eisenhower noch wirksam gewesen sein. Doch gerade für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer sind die wichtigen Aufgaben so anspruchsvoll und zeitintensiv, dass 80 % super-super-wichtig sind und nicht in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht, geschweige denn weggelassen werden können.
Was kannst Du also tun, um mit der Fülle der Aufgaben entspannter umzugehen?
- Der Aufgaben-Dreisprung – jetzt | als Nächstes | danach
Wie planst Du üblicherweise Deinen Tag? Am Abend vorher, eine Woche vorher oder lässt Du Dich überraschen, weil die Planung ja sowieso von der Realität immer über den Haufen geworfen wird? Probiere es einmal mit Machbarkeitsmanagement, d.h. die Aufgaben statt nach Wichtigkeit – denn gefühlt ist wie gesagt immer alles gleich wichtig – in die drei Kategorien „jetzt – als Nächstes – danach “ zu sortieren.
Nehmen wir an, Du kommst um 8 Uhr ins Büro, und diese Aufgaben warten auf Dich: vier Kunden, die auf Rückruf warten, zwei Angebote, die geschrieben werden müssen, drei Mitarbeiterfragen, vier unbezahlte Rechnungen, und der Mail-Posteingang zeigt 34 neue Nachrichten, und um 11 Uhr hast Du einen Kundentermin. Bevor Du jetzt 30 Minuten und mehr mit der Priorisierung und Sichtung der Mails verbrauchst, entscheidest Du aus dem Bauch heraus, was Du JETZT machst. Wenn Du damit fertig bist, was ALS NÄCHSTES, und DANACH die dritte Aufgabe. Alles andere schiebst Du – gedanklich – beiseite. Und erst wenn diese drei Aufgaben abgeschlossen sind, nimmst Du Dir die nächsten drei vor.
Das hat einen positiven Motivationseffekt. Wenn Du am Tag von zehn Aufgaben nur drei schaffst, bist Du frustriert. Wenn Du drei von drei (oder auch nur zwei) in drei Stunden schaffst, bist Du motiviert und gehst an die nächsten Aufgaben mit frischem Elan heran.
- Von Zombies und anderen Energieräubern – liegen lassen mit System
„Die meisten Menschen überschätzen, was sie in einem Jahr, und unterschätzen, was sie in fünf Jahren erreichen können.“ So ähnlich soll es Bill Gates formuliert haben. Deshalb haben wir tendenziell immer zu viele Projekte am Laufen. Und hier ist nicht das Tagesgeschäft gemeint, sondern Projekte wie „Neue Webseite“, „Mitarbeitermarke aufbauen“, „Qualitätsmanagement einführen“, „Neue Produktlinie entwickeln“.
Auch das ist wieder ein typischer Motivationskiller. Wenn Du zu viele Bälle in der Luft halten willst, fallen irgendwann alle runter.
Entscheide Dich für eines und ziehe das konsequent durch. Ein zweites Projekt nutzt Du als Back-up-Projekt, d.h., immer wenn es beim ersten stockt und es Wartezeiten gibt, kannst Du Dich darum kümmern. Alle anderen bleiben liegen, bis das erste Projekt abgeschlossen ist. All diese Projekte sind in der Regel gleichwertig wichtig, deshalb ist es egal, welches Du als Erstes auswählst. Entscheidend ist es, diese Auswahl zu treffen und loszulegen.
So ersparst Du Dir das permanent schlechte Gewissen, dass Du Dich nicht um alle gleichzeitig kümmerst.
Und mindestens einmal im Jahr hilft ein Zombie-Tag. An diesem Tag gehst Du all Deine größeren und kleineren Projekte durch, schaust Dir an, was immer wieder vor sich hergeschoben wurde, und trennst Dch von den Zombie-Projekten, die mindestens ein Jahr lang nicht angefasst wurden. Das ist dann quasi die Marie-Kondo-Regel des Projektmanagements. 😉
- Heute brau ich, morgen back ich … – nutze Fokusblöcke
Im Alltagswahnsinn gehen die strategischen Themen oft unter. Deshalb ist es entscheidend, sie mit konkreten Zeitblöcken regelmäßig einzuplanen. Wenn Du beispielsweise jeden Freitag drei Stunden über neue Dienstleistungen oder Produkte nachdenkst bzw. an deren Umsetzung arbeitest, hast Du mindestens 120 Stunden bzw. 15 Tage AN statt IN Deinem Unternehmen gearbeitet (bei 40 Wochen, schließlich machst Du ja auch mal Urlaub. 😉
Ordne strategische Aufgaben, die thematisch zusammengehören, konkreten Wochentagen zu und kümmere Dich dann einen halben Tag um dieses Thema. Mach daraus eine Routine. Und da es Drei-Stunden-Blöcke sind, hast Du genug freie Zeitblöcke für die Aufgaben zwischendurch.
